مهارت‌ هایی که رهبران را از مدیران جدا می کند

در دنیای رقابتی امروز، نقش کلیدی مدیران و شیوه‌های مدیریتی آنان بیش از پیش مطرح شده که باعث تمایز رهبران از مدیران می‌شود. و این دقیقا آن چیزی است که قصد داریم در ادامه به آن بپردازیم. به احتمال زیاد تصور عموم مردم از مدیران، افرادی کاریزماتیک و منضبط است که دستاوردهای زیادی در طول زندگی کسب کرده‌اند. اما از منظر نویسنده این مقاله، رهبر واقعی کسی است که همانند ناخدای یک کشتی با درایت و هوشمندی تصمیمات درست را اتخاذ کرده و کشتی را به مقصد می‌رساند. حالا سوالی که مطرح می‌شود این است که چگونه این افراد تصمیمات درست می‌گیرند و پرسنل را مدیریت می‌کنند؟ یک پاسخ ساده وجود دارد و آن واگذاری یا سپردن اختیار یا Proper Delegation. بنابراین رهبران پس از آشنایی با مفهوم سپردن اختیار یا Proper Delegation می‌توانند سیاست‌های مدیریتی خود را تغییر داده و در جهت رشد و توسعه قدم بگذارند.

افزایش بهره وری کارکنان چیست

1. منظور از عبارت Proper Delegation یا واگذاری اختیار چیست؟

عبارت Proper Delegation، به معنی واگذاری اختیار یا سپردن اختیار است. یعنی سپردن وظایف به مناسب‌ترین فرد تیم و نه صرفا واگذاری وظایف. Proper Delegation نوعی توانمند سازی استراتژیک است که به صورت مستقیم و غیرمستقیم به نحوه استفاده از این مهارت در کار بستگی دارد که تیم در نهایت بتواند حداکثر بازدهی را داشته باشد. مدیر توانا با در نظر گرفتن توانمندی‌ و قابلیت‌های هر پرسنل مناسب‌ترین مسئولیت را به آن‌ها واگذار می‌کند. نه اینکه لزوما برای انجام دادن کارها هر وظیفه را به هر کسی که در دسترس است محول کند و فقط به دنبال انجام شدن آن باشد. تعریف مشخص از Proper Delegation یعنی یک رهبر کاردان که می‌داند کدام نیرو برای کدام بخش و مسئولیت مناسب است تا آن را به او محول کند؛ نه بر اساس اینکه چه کسی در دسترس است و یا چه کسی وقت آزاد دارد.

2.  تعریف مدیر کارامد براساس Proper Delegation یا واگذاری اختیار

طبق تعاریف مدیر شایسته کسی است که نه تنها نیرو را با بازدهی و KPIای که دارد تفسیر نمی‌کند، بلکه آن را تشویق می‌کند و در رشد از طریق افزایش و القای اعتماد به‌نفس نقش موثر دارد. نویسنده با اشاره به فعالیت در شرکت‌هایی که مدیران آن به جزئیات توجه می‌کنند، بیان می‌کند این دسته از مدیران تحت تاثیر فشار و استرس چنین رفتارهایی از خودشان نشان می‌دهند؛ اما وقتی با آغوش باز با مسئله روبرو شوند و مانند یک مسئله عادی به آن نگاه کنند، پرسنل با آرامش بیشتری وظایف خود را انجام می‌دهند و نتیجه بهتری کسب می‌شود.

3. ویژگی مدیران کارامد و ناکارامد:

در متن به‌صورت خلاصه ویژگی‌های مدیر کارامد و ناکارامد درنظر گرفته‌است که در ادامه بیان کردیم:

ویژگی‌های مدیر ناکارامد:

راهنمایی‌های نامفهوم و مبهم: این مدیران معمولا با راهنمایی‌های نادرست و گیج‌کننده تیم را منحرف می‌کنند.

ناهماهنگی در وظایف و مهارت‌ها: آنها در تطبیق وظایف با توانایی‌های تیم مولفه‌هایی را نادیده می‌گیرند.

ضعف در پشتیبانی: این افراد نمی‌توانند منابع ضروری را فراهم کنند و تیم برای رویایی با مشکلات احتمالی آمادگی لازم را ندارد.

مدیریت جزء نگر: آنها معمولا با نگاه دائمی و اغلب منفی به کارکنان خود، باعث ایجاد اضطراب و ازبین رفتن اعتماد به‌نفس در آنان می‌شوند.

نادیده گرفتن بازخورد: آنها با درنظر گرفتن بینش‌هایی که باعث اختلاف در پرسنل می‌شود، روحیه کارکنان را تضعیف می‌کنند.

ویژگی‌های مدیر کارامد:

ارتباطات واضح و شفاف: آنها در تعیین وظایف و همچنین انتظاراتی که از پرسنل دارند واقع‌بینانه عمل نمی‌کنند و عموما نگاه ایده‌آل‌گرایانه دارند.

تطبیق وظایف با استعداد: از بارزترین ویژگی مدیران خبره، هماهنگ کردن توانایی و مهارت‌های هر فرد با وظیفه‌ای است که به‌عهده دارد. همچنین پیدا کردن نقاط قوت و محول کردن وظایف برمبنای این ویژگی‌ها

تامین منابع و پشتیبانی: اطمینان حاصل کردن از نیازهای تیم و تلاش در راستای برطرف کردن آنها. در واقع تیم هرآنچه که نیاز دارد را فراهم می‌کند.

مسئولیت‌پذیری: آنها به اعضای تیم آزادی در تصمیم‌گیری می‌دهند و از سوی دیگر سیستمی برای نظارت نتایج نیز دارند.

شناخت نفرات تیم: مدیران ماهر به‌خوبی و در جای مناسب از تلاش‌های پرسنل قدردانی می‌کنند و آن‌ها در جریان بازخورد و نتایج می‌گذارند.

برای مطالعه بیشتر به صفحه کنترل داخلی شرکت مراجه کنید.

واگذاری اختیار بعنوان ابزاری برای رشد کارکنان:

منظور ازعبارت بالا تقویت خلاقیت و نوآوری در کارمندان از طریق واگذاری پروژه‌های چالش‌‌‌‌برانگیز به آنان است. با این کار افراد تیم برای رهبری در آینده آماده می‌شوند. اعضای تیم با این چالش‌ها کنار آمده و برای حل آن تلاش و برنامه‌ریزی می‌کنند. مجموع این رفتارها در شکل‌گیری شخصیت شغلی و پیشرفت مسیر آنان موثر خواهد بود. برای مثال تصمیم هیئت رییسه شرکت برای مدیریت کمپین‌های کوچک توسط دیجیتال مارکتر جوان و کم‌تجربه که با اعتماد و حمایت از آن باعث موفقیت کمپین شدند. در طی این مسیر علاوه‌بر توانایی‌های فنی، مهارت‌های مدیریت پروژه نیز تقویت می‌شود و در مدت زمان کوتاهی منجر به خلق و شکل‌گیری مدیر شایسته می‌شود. نکته مهم در این فرایند نقش واگذاری اختیار یا Proper Delegation  است که در شکل دادن به مشاغل و افزایش توانایی پرسنل بسیار حائز اهمیت است.

 واگذاری اختیار رهبران را قادر می‌سازد تا بر برنامه‌ریزی‌های استراتژیک سطح بالا تمرکز کنند:

برای پاسخ به این سوال بهتر است خود را در این موقعیت که می‌گوییم درنظر بگیرید. شما روز بسیار شلوغی را سپری کردید و حتی فرصت این را نداشتید که ایده‌های مهم و جذابتان را یادداشت کنید تا در اولین فرصت که وقتتان آزاد شد به آنها رسیدگی کنید و آن چیزی که برایتان مطلوب است را خلق کنید. حال استفاده از مفهوم سپردن اختیار این امکان را  فراهم می‌کند که باتوجه به قابلیت و توانایی‌هایی که دارید وظایف را انجام دهید و تمرکزتان را از کارهایی که در حوزه وظایفتان نیست بردارید. در این شرایط ذهن آرام و مرتب شده‌ای برای انجام کارها دارید و استرس و نگرانی‌تان تا حد زیادی کاهش پیدا می‌کند و به‌راحتی می‌توانید ایده‌هایتان را پرورش دهید. همچنین کار کردن در این شرایط احتمالا مانع از تصمیم‌گیری و بکارگیری استراتژی‌هایی می‌شود که در حوزه کاری شما نیست. از سوی دیگر با دقت و تمرکز بالا می‌توان روی اهداف مجموعه، برنامه‌ریزی کرد. تفاوت بین مدیر بودن با رهبر بودن در نحوه واگذاری همین اختیارات است که برپایه شناخت اصولی و اعتماد ایجاد می‌شود.

جمع‌بندی و کلام پایانی

همانطور که اشاره شد یکی از ویژگی‌هایی که باعث تمایز بین مدیران و رهبران در دنیا می‌شود آشنایی و بکارگیری با اصول و مبانی Proper Delegation است که آن هم علاوه‌بر آموزش نیازمند کسب تجربه و آزمون و خطا است تا به یک نتیجه مطلوب برسد. در کنار این مورد، موارد موثر زیادی نیز وجود دارد که بهتر است هریک جدا جدا بررسی شود تا در نهایت منجر به موفقیت بزرگ تیمی شود. شما عزیزان می‌توانید برای مطالعه بیشتر به وبلاگ ما مراجعه فرمایید. همچنین شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه خدمات مدیریت مالیاتی و دریافت مشاوره مالیاتی در ساعات اداری با کارشناسان تدبیر حساب در تماس باشید.

مشاور مالیاتی کیست

این متن ترجمه‌ای است از مقاله‌ای با عنوان The Management Skill That Separates Managers From Leaders از وبسایت اقتصای فوربز است.