تنخواه گردان حسابداری را بشناسید و با انواع آن آشنا شوید!

یکی از بخش‌های جدانشدنی هر تجارتی، تیم مالی این تجارت است. به معنای کلمه سود و ضرر شرکت به این تیم بستگی دارد و امور مالی باید با دقت فراوان انجام شود. اما گاهی اوقات، روند کاری الزام می‌کند که سرعت فراوان هم در نظر گرفته شود. اگر تجربه درخواست‌های مالی را داشته باشید، می‌دانید که یک روند نسبتا طولانی برای پرداختی‌ها وجود دارد. اما گاهی اوقات زمان کافی برای پر کردن فاکتور رسمی و گرفتن تاییدیه نیست. در چنین شرایطی باید به فکر تنخواه گردان حسابداری باشید.

اگر بخواهید یک چیز را در مورد انواع تنخواه گردان و جزئیات آن بدانید، باید گفت که تنخواه گردان کلید پرداخت‌های سریع و بدون دردسر است. در ادامه بیشتر با این مفهوم آشنا خواهیم شد و اهداف ایجاد یک تنخواه گردان و شیوه‌های تنخواه گردانی را بیشتر می‌شناسیم. همچنین در صورت نیاز به خدمات حسابداری می‌توانید از انواع خدمات حسابداری تدبیر حساب استفاده کنید.

تنخواه گردان به چه معنی است؟

همانطور که گفتیم گاهی اوقات تجارت‌ها نیازمند خریدها و پرداخت‌های سریع هستند. تنخواه یا تنخواه گردان حسابداری یک سیستم سریع پرداخت است. عموما تنخواه به شکل یک کارت اعتباری با مقداری موجودی یا کمی پول نقد در اختیار یکی از پرسنل شرکت قرار می‌گیرد. ممکن است هر واحد یک تنخواه گردان اختصاصی خود را داشته باشد و ممکن است یک نفر در کل شرکت به عنوان مسئول خرید، این تنخواه را در اختیار داشته باشد.

در ساختار بین‌المللی عموما به وجه تنخواه، Petty Cash می‌گویند. در ادامه بیشتر به انواع تنخواه گردان می‌پردازیم، اما یک تعریف کلی‌تر هم باید داشته باشیم. در مجموع هر نوع وجه‌ای که با سرعت بیشتری برای خرید در اختیار پرسنل قرار می‌گیرد، تنخواه است.

برای استفاده از تنخواه نیازمند پر کردن یک فرم مالی و فاکتور مالی قبل از هر پرداخت نیست. طبعا بعد از پرداخت باید تمامی رسیدها و اسناد پرداخت وجود داشته باشد، اما الزاما نیازی به اینکار، پیش از پرداخت نیست. همین سرعت بیشتری به کل روند پرداخت می‌بخشد.

انواع تنخواه گردان کدام‌اند؟

برای معرفی انواع تنخواه گردان حسابداری باید دو دسته کلی ایجاد کنیم و به دسته‌ای که تجاری‌تر است بپردازیم. دسته ابتدایی، نوعی تنخواه گردان است که توسط بدنه‌های دولتی از آن استفاده می‌شود. یک سری قوانین محاسباتی جامع در کد مالی کشور وجود دارد که تنخواه گردان هم در این قوانین گنجانده شده.

استان‌ها، خزانه‌ها و در مجموع تمامی ساختارهای دولتی و عمومی، برای استفاده از تنخواه گردان باید از این قوانین پیگیری کنند. برای درک بهتر این قوانین، باید مسائل محاسباتی را به خوبی مطالعه کنید و به قوانین روز مسلط باشید. اما انواع تنخواه گردان که ما قصد معرفی آن را داریم، مربوط به تجارت‌ها و شرکت‌های مختلف است. در این بین دو نوع را می‌توان معرفی کرد.

افزایش بهره وری کارکنان چیست ؟

تنخواه گردان متغیر

در این روش، یک مبلغی در ابتدا به مسئول تنخواه گردان پرداخت خواهد شد. این مبلغ می‌توان در شکل‌های مختلفی پرداخت شود و ممکن است یک چک پرداخت شود یا یک حساب مشخص باز شود. به هر صورت، اهمیت تنخواه گردان متغیر به منعطف بودن بازه زمانی آن و مشخص نبودن اهداف هزینه است. مسئول تنخواه میزان اعتباری را برای بازه زمانی طولانی‌تری دریافت می‌کند تا هر هزینه‌ای در این مدت پیش آمد که نیازمند پرداخت سریع‌تر بود، از آن استفاده کند.

اگر شما مسئول تنخواه هستید باید ریز تمامی هزینه‌ها را داشته باشید. حجم هزینه مهم نیست، بلکه هر انتقال وجه باید مستند شود. این مستندات هنگام بستن حساب‌ها چه به صورت ماهانه، فصلی یا سالانه اهمیت فراوانی دارند. اگر شما مسئول حسابداری هستید و ارائه خدمات تنخواه به عهده شما است، بهتر است تمامی قوانین مالی و مالیاتی مربوط به را اشخاص مرتبط ارائه دهید. مطمئنا نمی‌خواهید درگیری مالیاتی بی‌دلیلی برای شما ایجاد شود.

تنخواه ثابت

در شیوه تنخواه ثابت، تمامی روندهای پرداخت مشخص‌تر است و دید ابتدایی نسبت به اهداف هزینه مشخص‌تر است. یک هزینه کاملا ثابت و مشخص شده به همراه یک برنامه زمانی مشخص اعلام می‌شود. این هزینه باید تا برنامه زمانی مورد ارائه خرج شود. همچنین خرج‌ها از حد مشخص شده نمی‌توانند بالاتر روند. نسبت به تنخواه متغیر، همه چیز یک ساختار محکم‌تر و واضح‌تری دارد. طبعا پاسخگویی شخصی که مسئول تنخواه گردان حسابداری است هم به مراتب بیشتر خواهد بود. در انتهای هر دوره مالی به تشخیص تیم مالی، باید گزارش استفاده از این تنخواه ارائه شود.

هدف از ایجاد تنخواه گردان چیست؟

خب تا به اینجا، با مفهوم پایه‌ای تنخواه گردان حسابداری آشنا شدیم و نگاه به انواع تنخواه گردان داشتیم. اگر در یک تجارت پویا مشغول به کار باشید، تا به حال حداقل یک بار با تنخواه شرکت ارتباط داشتید و شاید از آن استفاده هم کرده باشید. شاید نیازمند خرید یک سرویس آنلاین بودید، یا اینکه هزینه پیک موتوری را دادید. به همین خاطر با اهداف کلی تنخواه گردان آشنا هستید. اما اگر تا به حال این تجربه را نداشتید، یا اینکه قصد دارید بیشتر با اهداف این مفهوم مالی آشنا شوید، با ما همراه باشید.

به صورت کلی می‌توانیم سه دسته‌بندی برای اهداف ایجاد تنخواه گردان مشخص کنیم.

سرعت و سهولت پرداخت

پایه‌ترین و حتی اصلی‌ترین هدف ایجاد یک تنخواه گردان حسابداری چنین هدفی است. حجم مبادلات یک شرکت به صورت مداوم افزایش پیدا می‌کند و این خبر خوبی است. یعنی شرکتی که در آن فعالیت دارید یا مالک آن هستید مدام در حال گسترش و رشد است. برای مدیریت حجم بالای گردش مالی، باید پرسنل حسابداری خود را گسترش دهید. اگر این روند سخت و طاقت‌فرسا است، پس باید به فکر بهینه‌سازی باشید.

تنخواه گردان حسابداری راه‌حلی برای بهینه‌سازی عملیات پرداخت است. با تنخواه دیگر برای هر پرداخت کوچکی نیاز نیست که وقت پرسنل کلیدی شرکت را بگیرید. گاهی اوقات پرداخت‌هایی در اندازه چند هزار تومان وجود دارد. مطمئنا خود پرسنل نباید از جیب خود چنین پرداختی را عملیاتی کنند. باید شرکت راه‌حل جامع ارائه دهد. این راه‌حل جامع، که سهولت و سرعت را به پرداخت‌ها ارائه می‌دهد، تنخواه گردان است.

مستندات

روند عملیاتی مالی، روندی پیچیده و گاهی اوقات طاقت‌فرسا است. به عنوان مثال، نزدیک به عید نوروز، واحد مالی و حسابداری یک شرکت، باید دقت و سرعت عمل مثال‌زدنی از خود نمایش دهد. همچنین تمامی مبادلات و ریزمبادلات مالی شرکت در بازه‌های ماهانه، فصلی و سالانه از اهمیت بالایی برخوردار هستند. این مسئله در ارائه صورت‌حساب مالیاتی به شدت اهمیت دارد.

اگر پیش از این از خود می‌پرسیدید که چرا واحد مالی تمامی تراکنش‌ها را مستند می‌کند، دلیل آن تبعیت از قوانین کشوری است. یک اشتباه مبادلاتی هم برای خود حسابدار هم برای شرکت جریمه می‌تراشد. استفاده از تنخواه گردان حسابداری از چنین اتفاقی جلوگیری خواهد کرد.

برای مبادلات و تراکنش‌های پرحجم و بزرگ، مطمئنا یک روند طولانی طی خواهد شد. هر چقدر که رقم تراکنش بالاتر باشد، تمامی پرسنل با دقت بیشتری به آن اهمیت خواهند داد. اما وقتی تراکنش کوچک است، میزان اهمیت به نوعی کمتر می‌شود. تنخواه گردان به واحد حسابداری کمک می‌کند که مستندات کافی مالی را در اختیار داشته باشد و دیگر هیچ تراکنشی کوچک و بی‌اهمیت نیست.

پویایی روند حسابداری

برای پرداخت‌های سنتی، نیازمند اطلاعات گسترده‌ای از سوی دریافت‌کننده وجه هستید. با استفاده از تنخواه گردان حسابداری نیاز به میزان گسترده اطلاعات کاهش پیدا می‌کند. همانطور که گفتیم این کاهش برای کسانی که از تنخواه استفاده می‌کنند بسیار کارآمد خواهد بود. اما نباید فراموش کرد که تیم حسابداری و مالی یک تجارت هم فشار کمتری را مشاهده خواهد کرد. این یک شرایط برد برد برای تمامی پرسنل شرکت است.

حسابداری تنخواه گردان به چه صورت است؟

شیوه‌های تنخواه گردانی گسترده هستند. نسبت به انواع تنخواه گردان که یک تجارت و پرسنل آن تجارت نیاز دارند، می‌توان استراتژی‌های مختلفی را در نظر گرفت. یک سری جزئیات ریاضیات و محاسباتی وجود دارد که مطمئنا نمی‌توان به تمام آن‌ها اشاره کرد و باید جزئیات را در اسناد محاسباتی کشور یافت.

با این حال روش‌های ساده‌ای هم وجود دارد. به عنوان مثال استفاده از پول نقد یکی از شیوه‌های حسابداری تنخواه گردانی است. اعضای مربوطه حجم مشخصی یا متغیری از پول نقد را در اختیار پرسنل و مسئول قرار می‌دهند. سپس تراکنش‌ها انجام می‌شود و اسناد از سوی پرسنل خریدار پر خواهد شد.

شیوه اعتباری هم کمک شگرفی به مستندسازی تمامی تراکنش‌ها خواهد کرد. می‌توانید از حساب‌های مشخصی استفاده کنید و با شارژ این حساب‌ها در بازه‌های زمانی متفاوت، به پویاتر کردن روند مالی شرکت خود کمک کنید. نحوه استفاده هم از طریق کارت‌های اعتباری خواهد بود.

همچنین می‌توانید به عنوان یک حساب دارایی به تنخواه گردان حسابداری توجه کنید. حسابی که طی مرور زمان بدهکار می‌شود و باید آن بدهی را با بستانکاری کاهش داد. انتخاب یک شیوه‌های تنخواه گردانی به خود شما و به عملیات حسابداری شما بازمی‌گردد. باید ببینید که کدام روش و کدام شیوه بهترین پاسخ را به نیازهای شما می‌دهد. شاید نیازمند نرم‌افزارهای حسابداری باشید. شاید بتوانید با شیوه سنتی و پر کردن فرم‌های کاغذی مسئله را حل کنید. اما مهم این است که با دقت و ظرافت تمام به فکر مدیریت مسائل مالی تجارت خود باشید. همچنان برای دریافت خدمات حسابداری، می‌توانید با مشاوران مالی و مالیاتی تدبیرحساب، ارتباط برقرار کنید. (برای آشنایی با بهترین نرم افزار حسابداری مطالعه این مقاله را به شما پیشنهاد می‌کنیم)