نکاتی برای اعمال تغییرات درست در سازمان‌ها
همانطور که در جریانید تغییر در هر سازمانی سخت و زمانبر است. از همین رو حرکت در مسیر درست و اصولی اهمیت بالایی دارد. از سوی دیگر تشخیص زود هنگام دلایل شکست و به‌دنبال آن تلاش در جهت رفع آن می‌تواند سازنده و کمک‌کننده باشد. این تغییرات باید هدفمند باشد تا منجر به سردرگمی نشود. اگر صاحب کسب‌وکار هستید و تصمیم به اعمال تغییرات دارید، لطفا حواستان به یازده نکته زیر باشد تا دچار خطا و اشتباه نشوید. در این مقاله نکاتی ساده ولی حیاتی را برایتان بازگو کرده‌ایم که می‌تواند در مسیر تغییرات اصولی و سازنده، کمک‌کننده باشد. از سوی دیگر عدم رعایت هر کدام از این موارد ممکن است مسیر تغییرات را با چالش‌های جدی همراه کند. در این مقاله خطراتی که ممکن است برای هر بیزینس در روند تغییر و بازبینی رخ دهد و از طرفی خدمات مدیریت مالی را به‌صورت کاربردی بیان کردیم. همچنین اگر با آن درگیر شدید تا حدودی دانش لازم برای مقابله با آن را داشته باشید و بتوانید عملکردتان را بازبینی کنید.
داشتن ابهام و سردرگمی درمورد علت تغییر
در ابتدا بهتر است به‌دنبال یک چرایی و چیستی برای تغییر باشید. یعنی از همان اول بدانید که به چه دلیل می‌خواهید تغییر ایجاد کنید و دنبال چه چیزی هستید. اگر بعنوان یک مدیر علت تغییر را نمی‌دانید این می‌تواند منجر به بی‌انگیزگی و کاهش تمایل در بین کارکنان و حتی خود شخص مدیرعامل شود. پشت هر تغییر باید علتی وجود داشته باشد تا با رفع آن شرایط بهتری در مجموعه حاکم شود. از طرفی همانطور که ممکن است یک مدیر درباره علت اصلی تغییر و عواقب آن دچار ابهام و سردرگمی شود، این احتمال نیز وجود دارد که کارکنان هم در مقابل آن دچار ابهام شوند و حتی با آن مقابله کنند. به همین دلیل توصیه می‌شود حتما درمورد تغییرات با پرسنل صحبت کنید و آنها را درجریان تغییرات و دلایل آن بگذارید.
1. مقاومت داشتن در مقابل تغییر
به‌طور کلی همیشه مقداری مقاومت در برابر تغییرات وجود دارد که انتظار می‌رود رفته‌رفته کمتر شود.اما اگر این اتفاق نیافند بهتر است ریشه‌یابی شود و علت آن مشخص شود. تجربه نشان داده‌است که اگر این فرایند طولانی شود نشان‌دهنده عدم اطمینان به این تغییرات و تصمیمات است که می‌تواند اثرات بدی به‌همراه داشته‌باشد.
2. مشارکت در تغییر
وقتی رهبر تصمیم به تغییر می‌گیرد باید شرایطی ایجاد کند تا کارمندان با او همدل و همسو شوند. به‌طوریکه کارمندان شرکت احساس بیگانگی در مقابل تصمیمات نداشته باشند. همچنین سعی شود ارتباط دو طرفه و سالمی با کارمندان برقرار کنید و از آنها دوری نکنید. در این شرایط هم مدیر و هم پرسنل حس بهتری دارند و حس ابتکار و خلاقیتشان نیز تقویت خواهد شد.
به مقاله کنترل داخلی شرکت مراجعه کنید.
3. جلوگیری از رهبری نامنظم
همه اعضای تیم موظف هستند رفتاری واحد و متحد در مقابل تغییرات داشته‌باشند و از بحث‌وجدل پرهیز کنند و به‌دنبال اعمال نظر شخصی نباشند. از سوی دیگر یک مدیر بهتر است بعد از تصمیم‌گیری، همه اعضای تیم را درجریان بگذارد و با آنها هماهنگ شود. همچنین در طول این روند بهتر است مرحله‌به‌مرحله تصمیات گرفته‌شده بررسی و آنالیز شود تا در صورت مشاهده مشکل و نقصی سریعا آن را برطرف کنیم.
بهره‌گیری از منابع مناسب
در هنگام ایجاد تغییرات بهره‌گیری از منابع موثق و اصولی حائز اهمیت است که بهتر است از یک الگوی خاص تبعیت کند. به‌عنوان یک مدیر باید بدانید منابع کافی (از هر نظر) برای انجام کارها را دارید. منابع کافی می‌تواند تامین سرمایه انسانی، زمان‌بندی مشخص، تامین بودجه مالی موردنیاز، مذاکره‌‌های لازم، هماهنگ کردن پرسنل و …. باشد.
4. پرهیز از تصمیمات عجولانه
تغییرات باید با برنامه‌ریزی دقیق اجرا شوند. درغیر این صورت ممکن است دچار هرج‌ومرج و بی‌برنامگی شویم. از ابتدا لازم است برنامه دقیق داشته‌باشیم و مطابق با آن حرکت کنیم تا نقاط ضعف و قوت مشخص شود. ازطرفی همانطور که در موارد بالا هم گفته‌شد، تغییرات باید آهسته و پله‌به‌پله انجام شود. پس باید آرام و صبور باشیم. می‌توانید یک زمان‌بندی منطقی برای خودتان داشته‌باشید تا علاوه‌بر اینکه به هر مرحله رسیدید آن را ارزیابی و بررسی کنید، از استرس و نگرانی هم دور شوید.
5. جلوگیری از خستگی
تحت فشار گذاشتن و دادن حجم زیادی از اطلاعات به پرسنل اگر بدون برنامه باشد می‌تواند باعث خستگی تیم و کاهش راندمان شود. برای جلوگیری از این اتفاق خوب است که همیشه تعادل را رعایت کنید. به‌اندازه‌ای که نیاز است وظیفه به نیروها محول کنید و به آنها فرصت پردازش دهید. همچنین آنها را برای انجام وظایف در فشار و استرس قرار ندهید. حواستان باشد که تغییر هرچه سریع اتفاق بیافتد احتمال خطای آن نیز افزایش پیدا می‌کند. حتی گاهی لازم است همه اطلاعات و داده‌های مورنیاز را یکجا به پرسنل ندهید.
6. رعایت تعهد
منظور از عبارت رعایت تعهد این است که در جایگاه مدیر به‌دنبال ایجاد پذیرش مسئولیت و تعهد در بین پرسنل باشید. باید محیط سالمی ایجاد کنید که همگی به‌دنبال پیشرفت و تغییر باشند. اما هر پرسنل باید به‌صورت کاملا شفاف با ظایف خود آشنا باشد و بداند که دقیقا چه کاری باید انجام دهد.
7. آشنایی با ظرفیت تیم
شما باید شناخت کافی نسبت به ظرفیت و قابلیت تیم داشته‌باشید و متناسب با آن هدف‌گذاری کنید. برای هدف‌گذاری الویت‌بندی را حتما رعایت کنید و آن‌هایی که حیاتی‌تر هستند را در الویت بالا قرار دهید. از سوی دیگر اگر قرار است تصمیمات کلیدی زیادی گرفته‌شود، بهتر است همه آنها را با هم انجام ندهید. اما از طرف دیگر مثال از سوی دیگر می‌توان آن دسته از تصمیمات که باهم ارتباط بیشتری دارند را باهم انجام داد.
8. ناهماهنگی بین اهاداف و معیارها
تمامی معیارها و شاخص‌ها باید هم‌جهت و هم‌راستا با اهداف سازمان باشد. شاید گاهی لازم باشد برای دستیابی به اهداف موردنظر معیارها را اصلاح کنیم و مجدد برنامه‌ریزی کنیم. برای تعیین و مشخص کردن این معیارها باید تسلط کامل به خواسته و اهداف مجموعه داشته‌باشیم.
9. رعایت کردن فرهنگ
برای هر تغییری باید فرهنگ و دیدگاه حاکم بر جامعه درنظر گرفته شود که خارج از چارچوب کلی آن جامعه و سازمان نباشد. قبل از اینکه تصمیم به تغییر بگیرید بهتر است ارزیابی فرهنگی انجام دهید و بررسی کنید که این تغییرات تا چه اندازه با فرهنگ جامعه همخوانی دارد. شما به‌عنوان صاحب کسب‌وکار بهتر است این نکات را به‌خاطر داشته باشید و همواره توجه داشته‌باشید که سرمایه انسانی از مهم‌ترین و حیاتی‌ترین و در عین حال آسیب‌پذیرترین قسمت‌های هر تغییری است.
کلام پایانی
به‌عنوان یک مدیر برای ایجاد تغییرات بهتر است که در کنار مسئولیت‌هایی که همیشه داشته‌اید به موارد اشاره شده در این مقاله هم توجه کنید تا درصورت رویایی با چالش با دانش و آگاهی بیشتری رفتار کنید. شما عزیزان می‌توانید برای مطالعه بیشتر به وبلاگ ما مراجعه فرمایید. همچنین شما می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه خدمات مالیاتی و دریافت خدمات حسابداری قانونی و مشاور مالیاتی در ساعات اداری با کارشناسان تدبیر حساب در تماس باشید.
این متن ترجمه‌ای است از مقاله‌ای با عنوان 11 Red Flags That Your Change Management Effort Is Failing از وبسایت اقتصای فوربز است.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.